Autorización para el tratamiento de datos personales

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, con la aceptación de este documento autorizo y manifiesto a JB DERMA MEDICAL S.A.S., identificada con el NIT. 901.452.565-7, con dirección Carrera 43A # 7 – 50 A oficina 1012 de la ciudad de Medellín, Antioquia., con número de celular 3006293148 y correo electrónico  gerencia@jbdermamedical.com, a:

1. Que sea responsable del tratamiento de los datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta, separadamente, de forma directa o a través de empleados, asesores y/o terceros encargados del tratamiento, recolecte, use y trate mis datos personales conforme la política de tratamiento de datos personales, de la cual obtuve conocimiento de manera previa al otorgamiento de esta autorización y tengo claridad de los medios por los que puedo consultar la misma.
2. Que autorizo y me han sido informadas las finalidades de la recolección de los datos, las cuales consisten en:

Empleados / Aspirantes:

• Adelantar procesos de selección, vinculación y contratación laboral o civil/comercial.
• Gestionar los trámites necesarios para formación de personal, gestión y consulta de novedades de nómina, reportes de accidentes de trabajo, desarrollo de exámenes médicos, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal, y gestión de empleo.
• Realizar afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales con los empleados y sus familiares beneficiarios.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el titular de la Información y sus beneficiarios.
• Expedición de certificaciones laborales.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos laborales, comerciales o de cualquier otra índole que tenga la empresa.
• Consulta de novedades de nómina que tengan los trabajadores con el fin de realizar el pago de salarios y prestaciones sociales.
• Desarrollar procesos de formación, capacitación y evaluación de desempeño.
• Usar los como datos de notificación para la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, entre otras.
• Suministrar la información o transmitirla a terceros con los cuales el responsable del tratamiento de la Información, es decir JB DERMA MEDICAL S.A.S., tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• Realizar estudios de seguridad y verificación de antecedentes laborales, académicos o disciplinarios, cuando sea necesario para el proceso de selección.
• Gestionar accesos a sistemas de información, plataformas tecnológicas, correos corporativos y herramientas digitales de la empresa.
• Conservar la información laboral aun después de finalizada la relación contractual, para el cumplimiento de obligaciones legales o defensa judicial.
• Ser contactado a través del correo electrónico personal, WhatsApp o sus contactos de emergencia por parte de sus jefes directos.
• Implementar sistemas de videovigilancia en áreas comunes de la empresa para fines de seguridad y control de acceso.
• Reorganizar, transferir o integrar bases de datos en caso de reestructuración empresarial, fusión, escisión o cambio en la estructura organizacional, garantizando la confidencialidad de la información.
• Gestionar incidentes de seguridad de la información, incluyendo detección, investigación y mitigación de accesos no autorizados o vulneraciones de datos personales.

Proveedores de bienes/ servicios:

• Enviar correos electrónicos relacionados con la relación contractual y comercial desarrollada entre ambas partes.
• Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza, recaudo, verificaciones para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Efectuar la habilitación de medios de pago, controlar y prevenir fraude en todas sus modalidades y realizar todas las gestiones internas necesarias ligadas a la relación comercial vigente incluyendo cuestiones de crédito y pago.
• Efectuar registros contables necesarios para cumplir con los lineamientos normativos por parte de JB DERMA MEDICAL S.A.S.
• Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros.
• Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones económicas realizadas, a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN -, secretaría de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria y de orden legal a la Superintendencia de Sociedades y de Industria y Comercio.
• Completar y realizar todos los trámites necesarios para la contratación con JB DERMA MEDICAL S.A.S., tales como, perfeccionamiento y ejecución de contratos, realización de pagos, recepción, entrega o envío de productos.
• Adelantar la gestión de procedimientos judiciales para obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, incluida pero no limitada a la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc.
• Enviar información sobre eventos, promociones, ofertas y demás actividades comerciales que JB DERMA MEDICAL S.A.S.
• Permitir que JB DERMA MEDICAL S.A.S., cumpla con sus actividades comerciales tales como análisis de datos, investigación de mercado y demás para el mejoramiento de su servicio.
• Contactar al titular de la información por cualquiera de los datos de contacto suministrados, para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la relación comercial o contractual que hay entre las partes.
• Suministrar o transmitir la información a terceros con los cuales el responsable del tratamiento de la Información, es decir JB DERMA MEDICAL S.A.S., tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
• Realizar procesos de debida diligencia y verificación de cumplimiento normativo.
• Conservar información contractual para fines probatorios y defensa judicial.
• Implementar sistemas de videovigilancia en áreas comunes de la empresapara fines de seguridad y control de acceso.
• Reorganizar, transferir o integrar bases de datos en caso de reestructuración empresarial, fusión, escisión o cambio en la estructura organizacional, garantizando la confidencialidad de la información.
• Gestionar incidentes de seguridad de la información, incluyendo detección, investigación y mitigación de accesos no autorizados o vulneraciones de datos personales.

Generales/ clientes

• Procesar, gestionar y despachar los pedidos de productos dermatológicos, incluyendo confirmación de compra, facturación, pagos y entrega de productos.
• Administrar devoluciones, cambios, garantías y reembolsos, conforme a la normativa vigente de protección al consumidor.
• Generar y enviar facturas, comprobantes de pago, estados de cuenta y comunicaciones asociadas a la transacción.
• Contactar a los clientes por diferentes medios, tales como WhatsApp, correo electrónico, página web y llamada de celular para los diversos fines comerciales.
• Mantener el historial de compras, pedidos y transacciones del cliente.
• Contactar al titular por los medios suministrados para asuntos relacionados con la relación comercial.
• Habilitar y administrar medios de pago electrónicos.
• Detectar, prevenir y controlar fraudes, suplantación de identidad, usos indebidos o actividades sospechosas.
• Cumplir con estándares de seguridad de la información y protección de las transacciones.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y garantías (PQRS).
• Brindar asesoría y acompañamiento sobre el uso de la página web y los productos adquiridos.
• Gestionar comunicaciones relacionadas con servicio al cliente.
• Enviar información sobre promociones, descuentos, lanzamientos de productos, eventos y campañas comerciales.
• Realizar actividades de fidelización, segmentación comercial y análisis de preferencias de compra.
• Enviar encuestas de satisfacción para evaluar la calidad del servicio y los productos ofrecidos.
• Realizar análisis estadísticos, de consumo y comportamiento para mejorar la oferta de productos, funcionalidades del sitio web y experiencia del usuario.
• Almacenar información relacionada con la navegación y uso del sitio web (cookies y tecnologías similares), conforme a la política correspondiente.
• Personalizar la experiencia del usuario, incluyendo recomendaciones de productos, cuando aplique.
• Efectuar los registros contables, financieros y administrativos necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales.
• Cumplir con el deber de reportar información a autoridades administrativas, tributarias y de control, tales como la DIAN, secretarías de hacienda y la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Conservar la información durante los plazos legalmente establecidos.
• Transferir o transmitir datos personales a proveedores tecnológicos, pasarelas de pago, operadores logísticos, contables, jurídicos, empresas de mensajería y aliados comerciales, entre otros, únicamente cuando sea necesario para la ejecución de la relación contractual.
• Garantizar que dichos terceros cumplan con medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad en el tratamiento de la información.
• Garantizar el cumplimiento de las normas aplicables en materia de protección de datos personales, comercio electrónico, protección al consumidor y regulación sanitaria de productos dermatológicos.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

3. Entiendo que mis derechos como titular de la información son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento y ser informado del tratamiento que se le está dando a los mismos.
• Solicitar la actualización y rectificación de mi información frente a datos parciales, inexactos, incompletos fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento de mis datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio y a la Superintendencia Financiera quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
• Abstenerse y tener plena libertad de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes.

4. Los derechos mencionados los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por el responsable del tratamiento para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización. La información de contacto del responsable del tratamiento de los datos se encuentra en la parte inicial del presente documento y también en la política de tratamiento de datos personales que se encuentra publicada en la página web www.dermamedical.com.co

5. JB DERMA MEDICAL S.A.S. garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reservará el derecho de modificar su política de tratamiento de datos personales en cualquier momento, cambios que me serán comunicados de forma oportuna a través de los medios habituales de contacto y/o a través de carteleras, códigos QR o enlaces publicados en el domicilio principal y en la página web.

6. FIRMA ELECTRÓNICA: Este documento podrá ser firmado de manera física o mediante firma electrónica, firma digital, aceptación por medios tecnológicos, código OTP, correo electrónico o cualquier mecanismo tecnológico que permita identificar al firmante y expresar su voluntad, conforme a la Ley 527 de 1999 y normas concordantes. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, constituyendo prueba suficiente del consentimiento otorgado.