Política de tratamiento de datos personales.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JB DERMA MEDICAL S.A.S.

Introducción:

Con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos, y en el artículo 20 de la misma Carta Política que establece el derecho a la información, se hace necesario establecer la implementación de la presente política.

Objetivo:

El objetivo de esta política es garantizar la protección y el respeto de los datos personales registrados, con el compromiso de dar un tratamiento adecuado y conforme a la ley de datos personales que se encuentren en las bases de datos, estableciendo los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y disposición en general.

Alcance:

Esta política se aplica a todos los datos personales recopilados, procesados y almacenados por JB DERMA MEDICAL S.A.S., abarcando todas las áreas y actividades relacionadas con el tratamiento de datos. Esto incluye, pero no se limita, a la información de datos personales y sensibles proporcionada por terceros en el curso de la actividad comercial.

La política también es aplicable a todas las personas que en nombre de JB DERMA MEDICAL S.A.S. tengan acceso y sean responsables o encargados del tratamiento de los datos personales. Lo anterior toda vez que el cumplimiento de los lineamientos aquí establecidos es esencial para asegurar que todos los procesos de manejo de datos sean realizados de conformidad con la normatividad vigente y los estándares de protección de datos.

Principios rectores:

En virtud de la interpretación y aplicación jurídica de la ley, se tendrán los siguientes principios rectores para el tratamiento de los datos personales:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: La recolección, uso y el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: La recolección, uso y el tratamiento debe obedecer a una finalizad legítima de acuerdo a la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: La recolección, uso y el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a la recolección, uso y tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad. La información sujeta a recolección, uso y tratamiento por el responsable o encargado a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso, no autorizado o fraudulenta.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de esta. JB DERMA MEDICAL S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares de forma absolutamente confidencial haciendo uso exclusivo para las finalidades autorizadas por el titular, siempre que el mismo no se haya opuesto a dicho tratamiento.
Principio de temporalidad: Los datos personales y sensibles se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los mismos.
Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previstos en la Constitución.
Principio de necesidad: Los datos personales tratados deberán ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

Responsable del tratamiento de los datos personales:

Nombre: JB DERMA MEDICAL S.A.S.

NIT.: 901.452.565-7

Domicilio principal y dirección: Carrera 43A # 7 – 50 A oficina 1012 de la ciudad de Medellín, Antioquia. Celular: 3006293148

Correo electrónico: gerencia@jbdermamedical.com

Obligaciones del responsable del tratamiento de los datos personales:

JB DERMA MEDICAL S.A.S. es el responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de información. Por lo tanto, tiene la obligación de garantizar que esta información sea tratada de manera lícita, leal y transparente conforme las finalidades y especificaciones que deben ser previamente informadas al titular de la información.

Las obligaciones del responsable deben estar encaminadas a implementar y mantener medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales o sensibles que se encuentren en las bases de datos contra el acceso no autorizado, la pérdida, el daño o la destrucción. Además de tener que asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, debe propiciar formación continua al personal involucrado en especial en lo relacionado a la gestión adecuada de las solicitudes de los titulares de los datos.

Marco legal

Artículo 15 y 20 de la Constitución Política, los cuales establecen el derecho de todas las personas a la intimidad personal, el buen nombre y a informar y recibir información veraz e imparcial.
Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan disposiciones generales del Habeas Data.
Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto Reglamentario 2952 de 2010, por el cual se reglamentan los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.
Decreto 1074 de 2015 Capítulo 25 y Capítulo 26 compilatorios de los decretos:
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Sentencias C -1011 de 2008 y C – 748 de 2011 de la Corte Constitucional de Colombia.

Definiciones

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de la información, el que a su vez los entregará a usuario final.
Operador de información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios.
Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Estas definiciones se encuentran establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, artículo 2.2.2.25.1.3 sección 1 Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

Categorización de los datos:

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: i) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. ii) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. iii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. iv) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

JB DERMA MEDICAL S.A.S., informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias, en donde estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles. En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, se implementarán las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles biométricos tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios.

Dato público Es el dato que la ley o la Constitución Política determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Ejemplos de este tipo de datos son los nombres y apellidos, número de cedula de ciudadanía, datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información, por ejemplo, las fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida, entre otros.
Datos semiprivados: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. Este tipo de datos se relacionan a información financiera y crediticia, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.

Autorización uso de datos personales

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, JB DERMA MEDICAL S.A.S. solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Solicitud de autorización al titular del dato personal

La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por JB DERMA MEDICAL S.A.S., a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:

Por escrito.
De forma oral.
Mediante canales automatizados.
Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

JB DERMA MEDICAL S.A.S., con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
Los derechos que le asisten como Titular;
La identificación, dirección física o electrónica y teléfono JB DERMA MEDICAL S.A.S.
Tratamiento y finalidad:

El tratamiento que realizará JB DERMA MEDICAL S.A.S. a la información personal que se encuentre en sus bases de datos, será para la recolección, almacenamiento, uso y circulación que tendrán como finalidad lo siguiente:

Empleados / Aspirantes:

Adelantar procesos de selección, vinculación y contratación laboral o civil/comercial.
Gestionar los trámites necesarios para formación de personal, gestión y consulta de novedades de nómina, reportes de accidentes de trabajo, desarrollo de exámenes médicos, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de personal, y gestión de empleo.
Realizar afiliación a seguridad social, caja de compensación familiar y demás obligaciones legales con los empleados y sus familiares beneficiarios.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales para el titular de la Información y sus beneficiarios.
Expedición de certificaciones laborales.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales derivadas de los contratos laborales, comerciales o de cualquier otra índole que tenga la empresa.
Consulta de novedades de nómina que tengan los trabajadores con el fin de realizar el pago de salarios y prestaciones sociales.
Desarrollar procesos de formación, capacitación y evaluación de desempeño.
Usar los como datos de notificación para la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, entre otras.
Suministrar la información o transmitirla a terceros con los cuales el responsable del tratamiento de la Información, es decir JB DERMA MEDICAL S.A.S., tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Realizar estudios de seguridad y verificación de antecedentes laborales, académicos o disciplinarios, cuando sea necesario para el proceso de selección.
Gestionar accesos a sistemas de información, plataformas tecnológicas, correos corporativos y herramientas digitales de la empresa.
Conservar la información laboral aun después de finalizada la relación contractual, para el cumplimiento de obligaciones legales o defensa judicial.
Ser contactado a través del correo electrónico personal, WhatsApp o sus contactos de emergencia por parte de sus jefes directos.
Implementar sistemas de videovigilancia en áreas comunes de la empresa para fines de seguridad y control de acceso.
Reorganizar, transferir o integrar bases de datos en caso de reestructuración empresarial, fusión, escisión o cambio en la estructura organizacional, garantizando la confidencialidad de la información.
Gestionar incidentes de seguridad de la información, incluyendo detección, investigación y mitigación de accesos no autorizados o vulneraciones de datos personales.

Proveedores de bienes/ servicios:

Enviar correos electrónicos relacionados con la relación contractual y comercial desarrollada entre ambas partes.
Realizar actividades de mercadeo, facturación, cobranza, recaudo, verificaciones para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
Efectuar la habilitación de medios de pago, controlar y prevenir fraude en todas sus modalidades y realizar todas las gestiones internas necesarias ligadas a la relación comercial vigente incluyendo cuestiones de crédito y pago.
Efectuar registros contables necesarios para cumplir con los lineamientos normativos por parte de JB DERMA MEDICAL S.A.S.
Emitir certificaciones relativas a su condición de proveedor, tales como certificados de retención, cartas de recomendación, entre otros.
Cumplir con el deber formal de rendir información contable sobre las transacciones económicas realizadas, a las diferentes entidades de orden nacional como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN -, secretaría de hacienda o tesorerías municipales en materia tributaria y de orden legal a la Superintendencia de Sociedades y de Industria y Comercio.
Completar y realizar todos los trámites necesarios para la contratación con JB DERMA MEDICAL S.A.S., tales como, perfeccionamiento y ejecución de contratos, realización de pagos, recepción, entrega o envío de productos.
Adelantar la gestión de procedimientos judiciales para obtener el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, incluida pero no limitada a la realización de requerimientos, solicitudes, comunicaciones, demandas, notificaciones, convocatorias, etc.
Enviar información sobre eventos, promociones, ofertas y demás actividades comerciales que JB DERMA MEDICAL S.A.S. desarrolle.
Permitir que JB DERMA MEDICAL S.A.S., cumpla con sus actividades comerciales tales como análisis de datos, investigación de mercado y demás para el mejoramiento de su servicio.
Contactar al titular de la información por cualquiera de los datos de contacto suministrados, para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la relación comercial o contractual que hay entre las partes.
Suministrar o transmitir la información a terceros con los cuales el responsable del tratamiento de la Información, es decir JB DERMA MEDICAL S.A.S., tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Realizar procesos de debida diligencia y verificación de cumplimiento normativo.
Conservar información contractual para fines probatorios y defensa judicial.
Implementar sistemas de videovigilancia en áreas comunes de la empresa para fines de seguridad y control de acceso.
Reorganizar, transferir o integrar bases de datos en caso de reestructuración empresarial, fusión, escisión o cambio en la estructura organizacional, garantizando la confidencialidad de la información.
Gestionar incidentes de seguridad de la información, incluyendo detección, investigación y mitigación de accesos no autorizados o vulneraciones de datos personales.

Generales/ clientes

Procesar, gestionar y despachar los pedidos de productos dermatológicos, incluyendo confirmación de compra, facturación, pagos y entrega de productos.
Administrar devoluciones, cambios, garantías y reembolsos, conforme a la normativa vigente de protección al consumidor.
Generar y enviar facturas, comprobantes de pago, estados de cuenta y comunicaciones asociadas a la transacción.
Contactar a los clientes por diferentes medios, tales como WhatsApp, correo electrónico, página web y llamada de celular para los diversos fines comerciales.
Mantener el historial de compras, pedidos y transacciones del cliente.
Contactar al titular por los medios suministrados para asuntos relacionados con la relación comercial.
Habilitar y administrar medios de pago electrónicos.
Detectar, prevenir y controlar fraudes, suplantación de identidad, usos indebidos o actividades sospechosas.
Cumplir con estándares de seguridad de la información y protección de las transacciones.
Atender peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y garantías (PQRS).
Brindar asesoría y acompañamiento sobre el uso de la página web y los productos adquiridos.
Gestionar comunicaciones relacionadas con servicio al cliente.
Enviar información sobre promociones, descuentos, lanzamientos de productos, eventos y campañas comerciales.
Realizar actividades de fidelización, segmentación comercial y análisis de preferencias de compra.
Enviar encuestas de satisfacción para evaluar la calidad del servicio y los productos ofrecidos.
Realizar análisis estadísticos, de consumo y comportamiento para mejorar la oferta de productos, funcionalidades del sitio web y experiencia del usuario.
Almacenar información relacionada con la navegación y uso del sitio web (cookies y tecnologías similares), conforme a la política correspondiente.
Personalizar la experiencia del usuario, incluyendo recomendaciones de productos, cuando aplique.
Efectuar los registros contables, financieros y administrativos necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales.
Cumplir con el deber de reportar información a autoridades administrativas, tributarias y de control, tales como la DIAN, secretarías de hacienda y la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conservar la información durante los plazos legalmente establecidos.
Transferir o transmitir datos personales a proveedores tecnológicos, pasarelas de pago, operadores logísticos, contables, jurídicos, empresas de mensajería y aliados comerciales, entre otros, únicamente cuando sea necesario para la ejecución de la relación contractual.
Garantizar que dichos terceros cumplan con medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad en el tratamiento de la información.
Garantizar el cumplimiento de las normas aplicables en materia de protección de datos personales, comercio electrónico, protección al consumidor y regulación sanitaria de productos dermatológicos.
Atender requerimientos de autoridades competentes.

Derechos de los titulares de la información:

Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que haya sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
Ser informado por el Responsable y Encargado del tratamiento de los datos personales, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento.
Revocar la autorización y/o solicitas la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Los derechos mencionados podrán ser ejercidos por:

El titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que se le ponga a disposición.
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derecho de acceso o consulta:

Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.

Derechos de quejas y reclamos:

La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento

El Titular del Dato Personal podrá en cualquier momento solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones

El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

Deberes como responsable del tratamiento:

JB DERMA MEDICAL S.A.S. en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Frente al Titular:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

Frente al Encargado:

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

Frente a los principios y otras obligaciones:

Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Deberes como encargado del tratamiento

JB DERMA MEDICAL S.A.S. o la persona natural o jurídica que cumpla la calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Atención a los titulares de datos

Para la atención de peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales, JB DERMA MEDICAL S.A.S. recibirá las peticiones o consultas a través de los siguientes canales:

Correo electrónico: gerencia@jbdermamedical.com
Dirección: Carrera 43A # 7 – 50 A oficina 1012 de la ciudad de Medellín, Antioquia.
Teléfonos: 3006293148.

Procedimiento para ejercer los derechos del titular:

Derecho de acceso o consulta:

JB DERMA MEDICAL S.A.S. garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos:

Al menos una vez cada mes calendario.
Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, JB DERMA MEDICAL S.A.S. podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, JB DERMA MEDICAL S.A.S. demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a JB DERMA MEDICAL S.A.S. enviado, mediante correo electrónico a: gerencia@jbdermamedical.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a Carrera 43A # 7 – 50 A oficina 1012 de la ciudad de Medellín, Antioquia.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

Visualización en pantalla.
Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
Correo electrónico u otro medio electrónico.
Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por JB DERMA MEDICAL S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, JB DERMA MEDICAL S.A.S. resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos de quejas y reclamos.

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a JB DERMA MEDICAL S.A.S. enviado, mediante correo electrónico a gerencia@jbdermamedical.com, indicando en el Asunto “Reclamo de datos personales”, o a través de correo postal remitido a Carrera 43A # 7 – 50 A oficina 1012 de la ciudad de Medellín, Antioquia.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

JB DERMA MEDICAL S.A.S. resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Facultados para recibir información:

JB DERMA MEDICAL S.A.S. suministrará la información de los Titulares de sus bases de datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:

A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

Verificación de la facultad para solicitar o recibir información:

Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos:

Titular: Copia del documento de identidad.
Causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular.
Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular.

Entrega de datos personales a las autoridades:

Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a JB DERMA MEDICAL S.A.S. acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad. Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

Transferencia y transmisión internacional de datos personales:

JB DERMA MEDICAL S.A.S. realizará transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos en los cuales sea necesaria la transferencia de los datos y el país de destino no se encuentre en el listado de países considerados como puertos seguros señalados por la Superintendencia de Industria y Comercio, se deberá gestionar ante el mismo ente una declaración de conformidad relativa a la aprobación para la transferencia internacional de datos personales.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre JB DERMA MEDICAL S.A.S. y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales. Este contrato de transmisión de datos personales deberá suscribirse entre el Responsable y el Encargado para definir el alcance del tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad, así como, las actividades que el encargado realizará por cuenta del Responsable y las obligaciones del Encargado para con el titular. Adicionalmente, el Encargado deberá cumplir con las siguientes obligaciones y aplicar las normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos.

Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

Las anteriores condiciones fijadas para las transmisiones de datos internacionales, también le serán aplicables a las transmisiones de datos nacionales.

Tratamiento de datos biométricos:

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, clientes y visitantes. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto.

La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio sustancial en la presente política se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de carteleras, códigos QR o enlaces publicados en el domicilio principal y en la página web de JB DERMA MEDICAL S.A.S.

Vigencia:

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 01 de abril del 2026. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos del titular serán eliminados de las bases de datos de JB DERMA MEDICAL S.A.S.